درخواست‌های مکرر نسبت به شرایط فعلی پروژه ساختمانی از هر جهت ممکن است طاقت فرسا باشد اما سندی به نام «صورت وضعیت» می‌تواند کارها را آسان کند. با استفاده از این سند می‌توان مراحل کار انجام شده برطبق یک مبلغ و زمان مشخص را نشان داد. وجود صورت وضعیت این اطمینان را می‌دهد که چه اموری و تحت چه شرایطی توسط پیمانکار یا هر فرد مسئول دیگری انجام شده است. برای درک بهتر این مفهوم با ویکی ساختمون همراه باشید.
تعریف صورت وضعیت
صورت وضعیت یا گزارش وضعیت پروژه (Project Status Report) به روزرسانی‌های زمانی در مورد پیشرفت مراحل مختلف پروژه است. صورت وضعیت سندی است که میزان کار انجام شده یا خدمات ارائه شده را در یک مقطع زمانی مشخص و مبلغی که باید برای آن پرداخت شود را نشان می‌دهد. این سند برای آگاهی رسانی و پرداخت هزینه‌ها به کارفرما ارسال می‌شود.
پیشنهاد ویژه: آموزش تهیه صورت وضعیت با اکسل (قسمت اول)
انجام گزارش وضعیت پروژه به شکل منظم مهم است زیرا به شما کمک می‌کند تا همه ذینفعان را در جریان روند پیشرفت پروژه قرار دهید. اگر پروژه در مسیر مناسبی نباشد، گزارش وضعیت به دیگران اطلاع می‌دهد که تأخیر چیست و برای حل هرگونه مشکل، چه کاری باید انجام داد. در حقیقت، صورت وضعیت یک گزارش کار محسوب می‌شود که هدفش اطلاع رسانی از شرایط پروژه است.
صورت وضعیت پیمانکاری چیست؟
در ماده ۳۷ شرایط عمومی پیمان، صورت وضعیت چیست آورده شده است:
«پیمانکار در آخر هر ماه باید وضعیت امور انجام شده از شروع تا تاریخ پایان کار را طبق نقشه‌های اجرایی، دستور کارها و صورت جلسه‌ها برآورد کند. او همچنین باید مقدار مصالح ساختمانی استفاده شده و تجهیزات پای کار را در صورت وضعیت مشخص کند. سپس بر اساس تعرفه‌های معمول قرارداد پیمان یا فهرست بهای سال جاری، مبلغ گزارش وضعیت را محاسبه کند و آن را به مهندس ناظر تحویل دهد.»
در این میان، مهندس مشاور به عنوان واسطه بین مهندس ناظر و کارفرما عمل می‌کند و می‌تواند صورت گزارش وضعیت پیمانکار از نظر تطبیق با اسناد و مدارک پیمان کنترل کند و در صورت لزوم اصلاحات لازم را انجام دهد و آن را به نزد کارفرما ارسال کند. مهندس مشاور مراتب انجام کار را به پیمانکار اطلاع رسانی می‌کند. سپس کارفرما در مدت تعیین شده وظیفه رسیدگی به صورت وضعیت‌ها را دارد تا طبق آن مبلغ را پیمانکار پرداخت کند.
اهمیت نوشتن صورت وضعیت
گزارش وضعیت همیشه در طی یک پروژه ساختمانی از سوی پیمانکار به کارفرما ارسال می‌شود. اهمیت تنظیم سند صورت وضعیت به این خاطر است که مدیران پروژه از فرآیند کارهای انجام شده مطلع شوند. این مهم خود به تنهایی نوعی برنامه ریزی و کنترل پروژه محسوب می‌شود تا روند اجرای کار تحت زمان مشخص و مبلغ از قبل تعیین شده، صورت گیرد.
گزارش وضعیت یک نمای کلی را از مراحل اجرای پروژه نشان می‌دهد و به مدیران پروژه این پیام را می‌رساند که پروژه آن‌ها در چه مکانی قرار دارد و به کجا خواهد رفت. این مهم می‌تواند نقاط ضعف را شناسایی کرده و نیازهای پروژه و داشتن و نداشتن صلاحیت اجرای کار توسط پیمانکار را تعیین کند.
پیشنهاد ویژه: فرم خام برگه های مالی صورت وضعیت با فرمت اکسل (Excel)
درحقیقت، با ارائه صورت وضعیت می‌توان به پرسش‌های زیر پاسخ داد:
- آیا اهداف پروژه محقق شده‌اند؟
- آیا پروژه به موقع و با بودجه از قبل تعیین شده به اتمام رسیده است؟
- چه موفقیت‌هایی حاصل شد؟
- با چه چالش‌هایی روبرو خواهیم بود؟
- از این پروژه چه چیزی می‌توانیم یاد بگیریم که ممکن است در پروژه‌های آینده به ما کمک کند؟
انواع صورت وضعیت
صورت وضعیت براساس موارد مندرج در قانون به دو نوع زیر تقسیم می‌شود:
۱- موقت
این نوع گزارش صورت وضعیت دوره‌ای (معمولاً ماهانه) توسط پیمانکار تهیه می‌شود. تنظیم این سند به خاطر مطالبه مبالغی است که برای خرید مصالح ساختمانی و هزینه‌های تجهیز کارگاه صرف شده است. پیمانکار باید این نوع سند را به موقع به کارفرما تحویل دهد تا بابت پرداختی تأخیری ایجاد نشود.
۲- قطعی
تنظیم این نوع گزارش وضعیت در پایان کار و با ارائه مستندات انجام می‌پذیرد. در این سند مواردی مانند هزینه‌های برچیدن کارگاه و کارهای باقی مانده نیز قید می‌شود. پیمانکار باید براساس کارهایی که انجام داده است، صورت وضعیت قطعی را تسلیم مهندس مشاور کند تا مراتب کار به کارفرما اطلاع رسانی شود. گزارش وضعیت قطعی به صورت موقت نیز قابل ارائه است.
مطلب پیشنهادی: متره و برآورد چیست؟ اتمام پروژه در زمان دقیق با بودجه معین
در صورت وضعیت چه مواردی باید قید شوند؟
یک صورت وضعیت استاندارد باید شامل موارد زیر باشد:
- شناسنامه: شناسنامه به موارد درج شده در صفحه اول هر صورت وضعیت اشاره دارد که شامل موضوع پیمان، تاریخ و مدت پیمان، مشخصات پیمانکار، مشخصات مشاور، مشخصات کارفرما و تمام مفاد توافق شده در قرارداد هستند.
- مستندات: به کلیه ابلاغیه‌های دریافتی از کارفرما، صورت جلسات و دستور کارها اشاره دارد که باید به شکلی مستند در صورت وضعیت قید شوند.
- ریز متره: کلیه موارد مربوط به ریز متره امور اجرایی باید در گزارش وضعیت قید شود.
- خلاصه متره: شامل خلاصه‌ای از کارهای انجام گرفته و هزینه‌های مربوط به آن‌هاست که از ریز متره استخراج شده است.
- ریز مالی: این فهرست برای ارائه صورت وضعیت قطعی تنظیم می‌شود و مربوط به تمامی مبالغی است که از ابتدای پروژه هزینه شده است.
- خلاصه مالی کل: مبنای این سند از ریز مالی تنظیم می‌شود و خلاصه‌ای از برآوردهای هزینه‌ای پروژه است. به این سند معمولاً «روکش مالی» گفته می‌شود.
- فاکتورهای خرید: این مورد به هزینه‌های مصالح و تجهیزات پای کار توسط پیمانکار خریداری مربوط می‌شود. فاکتورها باید معتبر و قابل پیگیری باشند.
نکته: در برخی پروژه‌های عمرانی مانند سد سازی که اجرای پروژه زمان‌بَر است؛ خلاصه مالی فصلی نیز در سند صورت وضعیت ارائه می‌شود.
چند وقت یک بار باید صورت وضعیت تنظیم شود؟
ارائه صورت وضعیت بیشتر به ماهیت پروژه باز می گردد، به این معنا که برای پروژه‌های بزرگ و حساس، گزارش‌های هفتگی عالی است اما برای یک پروژه متوسط و کوچک، گزارش ماهانه کفایت می‌کند.
ارسال گزارش وضعیت به صورت هفتگی، راهی عالی برای مدیریت پروژه‌ها است. برای خود تعیین تکلیف کنید که همیشه صورت وضعیت‌ها را هر روز و در یک ساعت خاص ثبت کنید. اگر گزارش‌ها را هفتگی ارسال می‌کنید، ممکن است بتوانید از جلسات متعدد و اغلب غیر ضروری مربوط به یک پروژه اجتناب کنید.
کلام آخر
اگر می‌خواهید پروژه بعدی خود را پیش از موعد خود تحویل دهید، سعی کنید از به روزرسانی‌های هفتگی یا ماهانه استفاده کنید. این مهم در قالب مفهومی به نام صورت وضعیت نمود پیدا می‌کند که هدفش بررسی امور انجام شده توسط پیمانکار در راستای تحقق اهداف پروژه است. گزارش وضعیت اغلب به صورت آماده قابل تهیه است اما بسته به نیازهای هر پروژه می‌توان گزارش‌ها را در نرم افزاری مانند اکسل وارد و در صورت نیاز از آن‌ها پرینت گرفت.
